La facturación electrónica ha llegado para transformar la forma en que los negocios gestionan sus transacciones en Colombia. Si bien el proceso puede parecer complicado al principio, es una herramienta fundamental para simplificar y modernizar las operaciones de su comercio. Además, a partir de este 2024, la emisión de facturas electrónicas es obligatoria para todos los comerciantes en el país.
Por eso, en esta guía le presentaremos un recorrido completo, sencillo y específico sobre qué es la facturación electrónica, quiénes deben adoptarla, cómo implementarla en su comercio, qué beneficios puede aportar a su negocio y qué normas debe cumplir para evitar sanciones de las autoridades. Prepárese para dar un gran paso hacia la eficiencia, la modernidad y la legalidad. ¡Bienvenido al futuro de la facturación electrónica!
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es el «adiós» definitivo a las facturas en papel. Básicamente, es una versión digital de la factura tradicional. Tiene la misma validez legal, pero, en lugar de ser un papel que puede dañarse, falsificarse o perderse fácilmente, es un documento digital que se genera, se envía, se recibe, se valida y se conserva a través de medios electrónicos.
Su función, al igual que las facturas en papel que todos conocemos, es servir de soporte para las transacciones de compra y venta de productos o servicios en todos los establecimientos de comercio. Cada factura electrónica, por lo general, tiene un código único que garantiza su autenticidad, lo que hace prácticamente imposible falsificarla.
¿Para qué sirven las facturas electrónicas?
Para el caso de su negocio, la factura electrónica le permite registrar sus ventas y llevar un control detallado de su inventario. Además, facilita el cumplimiento de diferentes obligaciones tributarias, como el pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA) o del Impuesto Nacional al Consumo (INC). También, brinda una mayor seguridad al poder demostrar la propiedad de los productos que vende, lo que evita fraudes, estafas o reclamos infundados.
Para el caso de sus clientes, la factura electrónica les garantiza la propiedad de los productos o los servicios adquiridos y les permite ejercer sus derechos como consumidores. Además, les proporciona mayor confianza, seguridad y tranquilidad al saber que están comprando en un establecimiento formal y legal. Incluso, pueden usar las facturas para reducir el monto de los impuestos que deben pagar en su declaración de renta.
¿Quiénes deben expedir factura electrónica?
De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), están obligados a emitir facturas electrónicas todas las personas jurídicas, los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y del Impuesto Nacional al Consumo (INC), las personas naturales con ingresos de más de $164,7 millones anuales, los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación y los comerciantes, importadores o empresarios del sector agropecuario.
Sin embargo, existen algunas excepciones, quienes no están obligados a facturar, como los asalariados y pensionados, las empresas de transporte público, los bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento, las cooperativas de ahorro y crédito, los prestadores de servicios desde el exterior, las personas naturales no responsables del IVA ni del INC y las personas naturales con ingresos inferiores a $164,7 millones anuales.
¿A partir de qué monto se debe expedir factura electrónica?
Según la resolución 000165 de 2023 de la DIAN, cualquier negocio que genere ingresos anuales superiores a 3.500 UVT (Unidades de Valor Tributario) debe expedir factura electrónica. Para este 2024, cada UVT tiene un valor de $47.065, lo que significa que si su negocio factura más de $164,7 millones al año, estará obligado a cumplir con esta norma de la DIAN.
Si lo calculamos por mes, cualquier negocio que gane más de $13,7 millones al mes deberá emitir factura electrónica. Por ejemplo, si su negocio vende $15 millones al mes, al sumar esa cantidad durante 12 meses, obtiene un total de $180 millones al año. Esto supera el límite de 3.500 UVT, lo que significa que su comercio debe comenzar a expedir facturas electrónicas en todas sus ventas.
Paso a paso para implementar la facturación electrónica
Implementar la facturación electrónica en su negocio es más fácil de lo que parece. Con estos pasos, podrá modernizar su sistema de facturación y cumplir con la ley en poco tiempo, sin complicaciones ni dolores de cabeza. Aquí le mostramos cómo empezar y qué debe tener en cuenta para hacerlo de manera efectiva:
- Paso 1: Tenga listo el RUT de su negocio
Obtener el RUT (Registro Único Tributario) de su negocio es un proceso sencillo que puede hacer desde la comodidad de su hogar a través del sitio web de la DIAN: www.dian.gov.co. El RUT es un documento para identificar, ubicar y clasificar a las personas, los negocios y las entidades que deben cumplir distintas obligaciones en materia de impuestos.
- Paso 2: Seleccione un programa de facturación electrónica
El programa de facturación electrónica es una herramienta tecnológica que ayuda a gestionar las facturas electrónicas de su negocio. Usted puede elegir entre tres opciones: desarrollar su propio programa de facturación electrónica, escoger el servicio de facturación gratuito de la DIAN o elegir el programa de un proveedor tecnológico. La tercera opción son las empresas habilitadas por la DIAN para prestar servicios de facturación electrónica.
- Paso 3: Obtenga un certificado de firma digital
Un certificado de firma digital es una herramienta para validar la identidad de una persona en Internet. En este caso, para validar las facturas electrónicas de su negocio. Se puede tramitar a través de las empresas autorizadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia). Sin embargo, si eligió el servicio de facturación gratuito de la DIAN, tiene derecho a obtener gratis este certificado de firma digital.
- Paso 4: Regístrese en la DIAN como facturador electrónico
Una vez que tiene listo el RUT, el programa de facturación electrónica y el certificado de firma digital, lo siguiente es entrar al sitio web de la DIAN y registrarse como facturador electrónico. Ingrese a www.dian.gov.co, sección ‘Temas de Interés’, ‘Factura electrónica’ y ‘Habilitación’. Allí puede inscribirse como persona o empresa. Luego de digitar los datos correspondientes (cédula o NIT), le llegará un correo de la DIAN al correo que registró inicialmente en el RUT.
Ahora que recibió el correo, allí podrá abrir un enlace que lo llevará a la plataforma de factura electrónica de la DIAN. En la pestaña izquierda ‘Menú principal’ seleccione ‘Participantes’ y luego ‘Facturador’. La plataforma le solicitará que formalice su registro con la información de su negocio y, posteriormente, le pedirá que elija un programa para facturar electrónicamente.
- Paso 5: Realice pruebas de emisión de facturas electrónicas
Lo siguiente es hacer una prueba de emisión de facturas electrónicas. Si seleccionó el programa de la DIAN, la plataforma generará automáticamente una serie de facturas con datos ficticios. Este proceso, si es exitoso, permitirá cambiar su estatus de ‘Registrado’ a ‘Habilitado’ y así, finalmente, podrá empezar a emitir facturas electrónicas. Sin embargo, si escogió el programa de un proveedor, esta empresa es la que debe encargarse de las pruebas en la plataforma de la DIAN para obtener el estatus de ‘Habilitado’.
Soluciones tecnológicas para facilitar la facturación electrónica
Implementar la facturación electrónica por primera vez puede parecer un proceso complicado. Pero no se preocupe, hay muchas empresas especializadas que ofrecen soluciones tecnológicas a bajo costo para ayudar a todo tipo de negocios a cumplir con esta obligación de manera sencilla. Las empresas especializadas, a través de herramientas, hacen el trabajo por usted y se aseguran de que sus facturas estén en regla con las normas de la DIAN.
Estas empresas suelen ser las mismas que ofrecen los programas de facturación de los que hablamos en la sección anterior. Además, no solo ayudan con las facturas electrónicas, sino que también pueden apoyar otros aspectos de su negocio, como el control de su inventario o el manejo de sus finanzas. Lo mejor es que muchas de estas soluciones brindan soporte técnico, asesorías y capacitaciones para acompañarlo durante todo el proceso
Errores comunes al expedir facturas electrónicas
Es normal que al implementar la facturación electrónica en su negocio se presenten algunos tropiezos en el camino. Sin embargo, conocer estos errores puede ayudarle a evitar inconvenientes y a garantizar que su proceso de facturación se realice correctamente. A continuación, los errores más frecuentes que pueden surgir al expedir facturas electrónicas:
- Preguntar al comprador si desea la factura
Uno de los errores más frecuentes es preguntar a los clientes si desean recibir la factura electrónica. Es fundamental que su negocio siempre documente todas las transacciones. La factura debe generarse automáticamente al momento de la compra sin requerir autorización explícita por parte de los compradores.
- Solicitar información innecesaria a los clientes
Otra equivocación frecuente es pedir datos adicionales a los clientes que no son necesarios para la facturación. Solo se debe solicitar el número de identificación, el nombre y el correo electrónico del comprador. Pedir información extra, como el RUT, la copia de la cédula o de la Cámara de Comercio, es incorrecto y puede llevarlo incumplir las normas establecidas.
- No entregar la factura directamente al comprador
Evite el error de no enviar la factura electrónica directamente al correo electrónico del cliente. La factura debe llegar de inmediato a su dirección de correo electrónico sin que el comprador deba solicitarla a través de otros medios. Así mismo, es incorrecto decirles a los clientes que deben acceder a sitios web para recibir su factura. El proceso debe ser sencillo, directo y sin complicaciones.
- Entregar facturas no válidas
En ocasiones, algunos negocios entregan documentos que no son facturas o que presentan información incompleta o imprecisa. Tenga en cuenta que todas las facturas deben incluir los datos del cliente, la fecha de emisión, el valor, los impuestos (el valor del IVA), la descripción de los productos, el nombre del vendedor, el número de identidad y la numeración autorizada por la DIAN.
- No utilizar un programa de facturación adecuado
Para evitar estos errores mencionados, en caso de que su negocio no utilice el programa de facturación gratuito de la DIAN, es importante que cuente con un programa de calidad que le ayude con la emisión, el envío y el almacenamiento de las facturas. De esta manera, puede estar seguro de que su comercio cumplirá con las normas tributarias del país. Recuerde el listado de empresas habilitadas por la DIAN para prestar servicios de facturación electrónica.
¿Cuáles son las sanciones por no expedir factura electrónica?
Vender sin factura electrónica es una práctica ilegal en Colombia que puede acarrear graves consecuencias para su negocio. Aquí algunas de estas:
- Sanción económica por no facturar electrónicamente
Si un negocio está obligado a emitir facturas electrónicas, pero decide no hacerlo, la DIAN establece que debe enfrentar una multa del 5% de los ingresos operacionales del negocio. Es decir, si su comercio generó ingresos operacionales de $200 millones en el año, la multa ascendería hasta los $10 millones.
- Sanción económica por no cumplir los requisitos
Si la factura electrónica emitida por su negocio no cumple con los requisitos legales definidos por la DIAN, se expone a una multa equivalente al 1% del total de las transacciones realizadas que no cumplieron adecuadamente los requisitos. Por ejemplo, si su negocio emite facturas incorrectas por un monto de $1 millón, la sanción será de $10.000. Estos requisitos incluyen, por ejemplo, que la factura debe estar explícitamente denominada como “factura de venta”.
- Sanción económica por errores en la factura
Esta sanción aplica cuando las facturas electrónicas suministradas a la DIAN presentan errores de alguna naturaleza. Por ejemplo, omisión de datos o errores en la información de las ventas. En este caso, aplica una multa del 4% sobre las facturas informadas erróneamente.
- Cierres de establecimientos
Si un negocio evade constantemente su obligación de emitir facturas electrónicas, así como su deber de generarlas sin errores, puede ser cerrado temporalmente. La clausura se realiza a través de la imposición de sellos de “Cerrado por evasión”. Este cierre puede durar entre 3 y 30 días y es una medida severa para quienes no respetan las normas de facturación.
Todos los beneficios de la facturación electrónica
La facturación electrónica no solo es una obligación, sino también una gran oportunidad para mejorar su negocio en múltiples aspectos. Aquí le presentamos los beneficios más destacados:
- Ahorro de tiempo, dinero y espacio
Olvídese de imprimir, almacenar y enviar facturas en papel. Con la facturación electrónica, el proceso es completamente digital, lo que reduce todos los costos asociados. Además, agiliza el tiempo de emisión y la recepción de facturas, permitiéndole a su negocio ser más eficiente y enfocar esos recursos en otras áreas importantes.
- Mayor control, organización y eficiencia
Al ser un proceso electrónico, las facturas se almacenan de forma automática. Esto permite llevar un control detallado de todas las transacciones realizadas, lo que facilita la contabilidad y el seguimiento de las ventas. También, al estar todo en formato electrónico, es más fácil acceder a la información cuando la necesite, sin preocuparse por perder documentos físicos.
- Reducción de los errores
Las facturas en papel están sujetas a errores humanos en la digitación de la información. La facturación electrónica, al estar automatizada, disminuye la probabilidad de cometer errores, ya que los sistemas están programados para corregir información de manera inmediata.
- Mejora de la relación con los clientes
Entregar a sus clientes una factura electrónica de manera rápida y eficiente genera confianza. Además, les facilita a las personas el acceso a la información de su compra, les permite descargarla en cualquier momento y reduce las preocupaciones por la pérdida o el extravío de las facturas físicas. Esto refuerza su imagen de profesionalismo y mejora su reputación.
- Impacto positivo en el medio ambiente
La facturación electrónica contribuye a la sostenibilidad de su negocio al eliminar la necesidad de papel, tinta y transporte físico de los documentos. Reducir el uso de papel tiene un impacto directo en el cuidado del medio ambiente y, adicionalmente, mejora la percepción que sus clientes tienen de su comercio como una marca comprometida con prácticas responsables.
- Acceso a beneficios tributarios
La DIAN ha incentivado la adopción de la factura electrónica al ofrecer beneficios tributarios, como deducciones en los procesos de declaración de impuestos. Estos incentivos pueden representar un alivio financiero y una ventaja competitiva para quienes adopten la facturación electrónica de manera oportuna.
- Mayor seguridad y confiabilidad
Las facturas electrónicas cuentan con mecanismos de validación, como códigos únicos y firmas digitales, que garantizan su autenticidad y reducen el riesgo de fraudes. Esto asegura que todas las transacciones que realice estén respaldadas por un documento que no puede ser alterado o falsificado, protegiendo a su negocio y a sus clientes.
¿Cómo está Colombia en facturación electrónica?
Con corte a agosto de 2024, según la DIAN, 1.242.458 personas (naturales y jurídicas) están habilitadas para facturar electrónicamente, habiendo expedido este año más de 2.792 millones de documentos electrónicos. Desde agosto, además, cerca de 4.800 funcionarios de la DIAN están recorriendo el país con el objetivo de visitar más de 40.000 establecimientos de comercio para verificar y promover la facturación electrónica.
Recomendaciones para impulsar la facturación electrónica
Conozca otras recomendaciones adicionales para aprovechar al máximo esta herramienta y asegurarse de que su negocio esté a la vanguardia de la transformación digital:
- Capacite a sus colaboradores
Es importante que sus colaboradores, si los tiene, estén bien capacitados para implementar la facturación electrónica en su negocio. Debe brindarles información sobre cómo generar, enviar y archivar facturas electrónicas, así como sobre el manejo de los problemas que puedan surgir en el camino. La DIAN, por ejemplo, ofrecen este tipo de capacitaciones.
- Promueva la facturación electrónica
Asegúrese de que sus colaboradores estén conscientes de los beneficios que la facturación electrónica aporta al negocio y a los clientes. Debe incentivarlos a transmitir esta práctica a otras personas, destacando la rapidez y la seguridad. Además, eduque a sus clientes sobre las ventajas de recibir facturas electrónicas, como la comodidad y el impacto ambiental.
- Manténgase actualizado
El mundo de la facturación electrónica está en constante evolución debido a los avances tecnológicos y los cambios en las leyes. Por ello, es clave mantenerse informado sobre las actualizaciones en la emisión de las facturas electrónicas. Revise el sitio web de la DIAN con frecuencia y esté pendiente de las noticias en los medios de comunicación.
El futuro de la facturación electrónica en su negocio
No vea la facturación electrónica como un desafío, sino como el primer paso hacia un futuro más organizado, transparente y exitoso para su negocio. Más allá de ser una obligación legal y una herramienta tecnológica, es una evolución natural en la forma de hacer negocios hoy en día. Adoptarla significa abrir la puerta a nuevas oportunidades y a fortalecer la relación con sus clientes. ¡Es momento de dar el salto a la modernidad!